恐らく
自分に任されている業務の中で
最も肝になるのは、
期限管理だと思います。

期限には、
流動と固定と、
半固定が混在しています。
固定では、
毎月固定された日が期限
半固定では、
毎月発生するが、毎月変更され、
確認が必要な期限
流動には
急遽数日前倒しになり、
関係各所が非営業日が続き、
さらに、前倒しになる期限
予定どおり進まず
数週間後ろ倒しになる予定
さらに、
取引先との
時差も勘案して
確認事項の発生を
極力抑える
1日の中でも、
手続き後の部署毎の
締切時間をにらみながら進め
業務の種類が
多岐に渡るにつれ、
多方向に
調整に調整が
必要になります。
そんな中
漏れなく捌く
方法は、【二元管理】
この方法は、
⬇️の著者が書かれていました。
この本では
ないかもしれませんが、
著者の、上司から
二元管理を勧められた
とのことでした。
種類毎
と
カレンダー📆
の二元
必要なデータを、
種類別の項目の中で
期限を表示
もう1つは、
カレンダー式に
日程表のような中で
項目を羅列する方式
⬇️なイメージです。

このような表が絶対に必要と
言うことではありません。
毎日見るから、
カレンダーにだけ書いておくのでは、
書き忘れれば、
漏れてしまうし、
項目毎のファイルの中だけでも、
時系列の中の何時なのか、
が抜けてしまう
可能性があります。
この二元管理を、
その時その時の
担当業務内容
配属先
システム環境
の、状況にあわせて
様々な、道具を駆使して
大事な期限を
厳守してきました。
漏れてしまったときは、
必ず
この二元管理が
出来ていなかったとき
手帳を使ったり
紙のフォルダ🗂を
使ってみたり
様々な流れがありました。
今は、
メールの中で
この二元管理を
進めています。
メールには、
種類別に
振り分ける機能が
様々に施されています。
でも、敢えて自分は、
その自動処理機能は
使いません。
検索する
スキルで何とかします。
と言いましても、
メールの件名を
業務内容毎に
リスト化するだけです。
メールについている
メモ機能で、
後から検索しやすいように、
メールの件名を
リスト化します。
これが、私の
メールの中の
項目毎管理です。
カレンダー式の
管理は、
再通知機能をつかいます。
Outlook.comで重要なメールを後から再確認したい! | できるネット
ただし、受信メールにしか
使えないので、
その他のときには、
自分宛に、
スケジュール送信
します。
Outlook での電子メール メッセージの送信を遅延またはスケジュールする - Microsoft サポート
スケジュール送信し終えた
元のメールは、
受信箱から
削除かアーカイブ(保管場所)
に移動させて、
受信箱には、
未処理のメールだけが
残るようにしています。
今日も、お読みいただき
本当にありがとうございました( ´͈ ᵕ `͈ )♡